Chợ Tốt

Việc Làm Nhân Viên Văn Phòng Tháng 12/2022 - Vieclamtot

Việc Làm Tốt - Kênh tuyển dụng và tìm việc làm nhân viên văn phòng mới nhất 2022

Bạn thường nghe đến thuật ngữ nhân viên phòng văn khi hỏi một ai đó đang làm gì. Vậy cụm từ này có mang ý nghĩa chung chung hay chỉ một việc làm cụ thể? Và một nhân viên văn phòng sẽ phải làm gì? Hãy để Việc Làm Tốt giải đáp cho bạn.

Nhân viên văn phòng là ai?

Hiện nay, nhân viên văn phòng là một thuật ngữ nghề nghiệp được sử dụng rất rộng rãi. Hiểu một cách nôm na, nhân viên văn phòng (Office Staff) là bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện các công việc liên quan đến hành chính nhân sự trong công ty, là vị trí cốt lõi, không thể thiếu trong bất kỳ tổ chức kinh doanh nào. Họ sẽ là những người đảm nhiệm các hoàn thành mọi thủ tục hành chính nên nhiều người thường ví các nhân viên văn phòng như là những bảo mẫu chính hiệu.

Việc làm văn phòng thường làm gì?

Có một số quan niệm cho rằng công việc của một nhân viên văn phòng thường khá nhàn nhã. Tuy nhiên, trên thực tế, họ phải làm rất nhiều việc. Bạn sẽ thấy rõ điều này ở các công ty, tập đoàn lớn và đôi khi, trong một số giai đoạn, vị trí này phải tăng ca liên tục để hoàn thành các dự án gấp. Để bạn có thể hình dung rõ hơn công việc cần làm của một nhân viên văn phòng, chúng tôi sẽ nêu chi tiết dưới đây:

Trực quầy lễ tân

Vị trí công việc nhân viên văn phòng thường khá linh hoạt, do đó, đôi khi bạn thấy họ đang trực ở quầy lễ tân thì cũng đừng bất ngờ nhé! Lúc này, nhân viên văn phòng có nhiệm vụ trực điện thoại và tiếp nhận các cuộc gọi của đối tác, khách hàng để hỗ trợ. Cùng với đó, trong một vài trường hợp, họ cũng chính là người đón tiếp khách khi ghé thăm văn phòng công ty.

Ngoài ra, vào những dịp đặc biệt, chẳng hạn như công ty có hội nghị hay lễ khai trương chi nhánh mới, bộ phận nhân sự này sẽ trực tiếp điều phối các công việc từ khâu lên kế hoạch, chuẩn bị đến tổ chức làm sao cho chỉn chu nhất. Vì vậy, nhiều đơn vị tuyển nhân viên văn phòng thường đưa ra các yêu cầu về kỹ năng giao tiếp, lập kế hoạch khá cao.

Thanh toán các khoản phí cho văn phòng công ty

Theo định kỳ tháng hay quý, nhân viên văn phòng sẽ nhận, kiểm tra, theo dõi hóa đơn, lập phiếu và thanh toán tất cả các khoản chi phí liên quan đến quá trình hoạt động của văn phòng như phí thuê mặt bằng, tiền điện - nước, văn phòng phẩm, internet... Trong một vài trường hợp, ở các công ty nhỏ, nhân viên văn phòng còn làm cả công việc tạm ứng thay cho kế toán hay thủ quỹ.

Công tác văn thư

Đảm nhiệm các công tác văn thư hay dễ hiểu hơn là các công văn, giấy tờ, tài liệu của công ty được xem là công việc chính của việc làm nhân viên văn phòng. Cụ thể, họ sẽ thực hiện tiếp nhận và chuyển các văn bản quan trọng từ công ty đến khách hàng, đối tác, nhà cung cấp... và ngược lại; phân phối, lưu trữ các các tài liệu một cách khoa học, tránh để thất lạc hay bị hư hỏng, đặc biệt là bản gốc. Cần lưu ý rằng, với những tài liệu mật hay những giấy tờ quan trọng, việc cung cấp các bản gốc cho các bộ phận khác trong công ty phải thật thận trọng hoặc tốt hơn hết là xin ý kiến cấp trên trước khi bàn giao.

Đối với hoạt động nội bộ, khi có yêu cầu từ các phòng ban khác, nhân viên văn phòng sẽ thực hiện soạn thảo, in ấn hay sao chép các tài liệu cần thiết và trình ký lên lãnh đạo cấp trên. Do vậy nên ở một vài công ty, khi tiếp nhận các dự án quan trọng với tiến độ gấp, bộ phận này cùng với các phòng ban nghiệp vụ liên tục phối hợp với nhau để hoàn thành một khối lượng lớn các giấy tờ, báo cáo để đảm bảo kịp thời gian.

Quản lý tài sản công ty

Nhân viên văn phòng sẽ là người tiếp nhận các thông tin phản ánh về thực trạng, nhu cầu của cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho quá trình làm việc, ví dụ như máy in bị hư, thiếu bàn ghế làm việc, hết giấy vệ sinh... sau đó tiến hành kiểm tra, đánh giá và làm đề xuất gửi lên cấp trên. Khi được thông qua, họ sẽ trực tiếp mua sắm hay tìm đơn vị sửa chữa, khắc phục để mọi nhân viên luôn được làm việc trong môi trường đầy đủ nhất và tránh bị gián đoạn ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

Thêm vào đó, việc quản lý các trang thiết bị, lên lịch bảo hành, bảo dưỡng máy móc định kỳ cũng là trách nhiệm của một nhân viên văn phòng để làm sao chúng luôn được hoạt động ổn định và cho tuổi thọ tốt nhất.

Công việc khác

Ở một số đơn vị kinh doanh nhỏ, một người sẽ đảm nhiệm nhiều vị trí khác nhau và thông thường, vị trí việc làm văn phòng sẽ làm thay một số đầu việc của phòng nhân sự. Vì vậy, đôi khi, họ sẽ là người trực tiếp đăng tuyển, tiếp nhận hồ sơ và sàng lọc. Nếu nhân viên văn phòng có sự ham hiểu về các phương thức tuyển dụng, luật bảo hiểm hay thuế... thì chắc hẳn nhiệm vụ này cũng không quá khó khăn.

Chuyên ngành tuyển dụng nhân viên văn phòng

Trên thực tế hiện nay, hầu hết, học bất cứ ngành gì cũng có thể trở thành một nhân viên văn phòng được. Tuy nhiên, nếu xuất phát điểm từ lĩnh vực kinh tế thì quá trình đào tạo sẽ diễn ra nhanh chóng hơn. Ngược lại, với các bạn được đào tạo kỹ thuật thì sẽ cần nhiều thời gian để làm quen và thành thạo với các loại giấy tờ hành chính trong công ty. Dưới đây là một số ngành học phổ biến mà chúng tôi thống kê được từ những nhân sự đang công tác tại vị trí này:

  • Quản trị kinh doanh.
  • Kế toán.
  • Quản trị nguồn nhân lực.
  • Tài chính.
  • Kinh tế quốc tế

Một số tố chất, kỹ năng cần có của nhân viên văn phòng

Để trở thành một nhân viên văn phòng xuất sắc, hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao thì chắc chắn rằng bạn cần phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản của nghề nghiệp. Vậy nó là gì?

  • Nghiệp vụ văn phòng: Bạn cần sử dụng thành tạo các thiết bị văn phòng như máy photocopy, máy in, máy tính cũng như phần mềm tin học Excel, Word,... và các công cụ khác phục vụ cho công việc.
  • Kỹ năng giao tiếp: Khả năng sử dụng câu từ phù hợp, thái độ thân thiện, hiếu khách sẽ tạo được ấn tượng tốt với các khách hàng, đối tác của công ty cũng như xây dựng được tình cảm gắn kết giữa các thành viên trong nội bộ với nhau.
  • Chủ động và nhanh nhẹn: Với vai trò là người chăm lo cho cơ sở vật chất để tạo ra môi trường làm việc đầy đủ nhất, một nhân viên văn phòng phải chủ động nắm bắt thông tin, tiếp nhận và đưa ra phương hướng giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, không để công việc của các phòng ban bị trì trệ chỉ vì máy in hỏng hay trục trặc máy tính trong quá trình làm việc.
  • Tính cẩn thận: Với nhiệm vụ tạo lập và lưu trữ rất nhiều tài liệu quan trọng, là cầu nối thông tin giữa các bên liên quan, mỗi một bất cẩn nhỏ của người đảm nhiệm vị trí việc làm văn phòng đều có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Yêu cầu sự tỉ mỉ trong tuyển nhân viên văn phòng là điều cần thiết để hạn chế thấp nhất những rủi ro đối với tính chất công việc này hiện nay.

Việc làm nhân viên văn phòng có mức lương như thế nào?

Trên thị trường tuyển dụng nhân viên văn phòng tại các thành phố lớn, ở cấp bậc nhân viên, việc làm nhân viên văn phòng có thể mang lại mức thu nhập từ 7 - 9 triệu đồng. Ở bậc cao hơn, cụ thể là cấp quản lý, mức lương có thể dao động từ 10 - 20 triệu đồng với những công việc yêu cầu chuyên môn sâu rộng và trách nhiệm cao. Thông thường, sau 2 - 3 năm đảm nhiệm vị trí nhân viên, nếu bạn có sự thể hiện tốt, hội tụ đầy đủ những kỹ năng và kiến thức thì việc thăng chức lên vị trí quản lý là điều không mấy khó khăn.

Cùng với đó, thị trường tuyển dụng nhân viên văn phòng hiện nay rất mở rộng với đa dạng lĩnh vực, ngành nghề thu hút nguồn nhân lực trẻ. Nếu bạn đang muốn thử sức tại vị trí này thì hãy mạnh dạn tạo CV ứng tuyển tại Việc Làm Tốt. Trên trang của chúng tôi luôn cập nhật việc làm mới hàng giờ, với các tin đăng tuyển dụng hoàn toàn uy tín, có địa chỉ công khai rõ ràng. Đội ngũ nhân viên duyệt tin kỹ lưỡng, sẵn sàng giải đáp thắc mắc cho ứng viên. Nơi đây đang có rất nhiều cơ hội việc làm nhân viên văn phòng dành cho bạn nên đừng bỏ qua. Chúc các bạn thành công.