Mục lục
Viết báo cáo là công việc quen thuộc mà bất cứ ai đi làm cũng phải thực hiện. Nhưng làm sao để viết báo cáo hiệu quả thì cần phải có kỹ năng, cần được trau dồi hàng ngày. Kỹ năng viết báo cáo ngắn gọn và đầy đủ để tạo ấn tượng cho người đọc ra sao?
Các bước chuẩn bị để viết báo cáo hiệu quả
Bước 1: Xác định mục đích của việc lập báo cáo
Dù viết báo cáo ngày, tuần, tháng hay năm thì đều cần phải được mục đích của công việc là gì? Đây là điều bắt buộc để có thể lập được một bản báo cáo đầy đủ, chi tiết và chính xác nhất.
Nếu không nắm được yêu cầu khi viết báo cáo thì chắc chắn bạn không thể làm đúng được và bản báo cáo sẽ trở nên vô nghĩa và phí thời gian. Do đó, trước khi bắt tay vào viết báo cáo bạn cần xác định mục đích và yêu cầu của việc làm báo cáo là gì, cần tập trung vào vấn đề gì để làm rõ thông tin đến người đọc.
Bước 2: Xác định ai là người đọc bản báo cáo
Viết báo cáo sẽ có người đọc, cho nên bạn cần xác định họ là ai, họ thường viết cấu trúc tài liệu như thế nào để rút kinh nghiệm cho mình. Ngoài ra, khi xác định được ai là người đọc báo cáo bạn sẽ biết để điều chỉnh ngôn ngữ, dữ liệu và các trình bày phù hợp nhất. Điều đó sẽ giúp cho người đọc dễ dàng nắm bắt thông tin của bản báo cáo dễ dàng hơn.
Bước 3: Lập đề cương chi tiết
Sau khi bạn đã xác định được yêu cầu và người đọc thì đừng viết vội, hãy lập đề cương chi tiết các nội dung muốn trình bày trong bản báo cáo. Việc lập đề cương sẽ giúp bạn tránh được việc thiếu sót hay mất thời gian suy nghĩ cần trình bày những nội dung gì trong quá trình viết báo cáo.
Bước 4: Viết báo cáo hoàn chỉnh
Hướng dẫn viết báo cáo hiệu cần có cấu trúc hoàn chỉnh đảm bảo các yếu tố sau:
Tóm tắt thông tin báo cáo
Bắt đầu của bản báo cáo bạn nên tóm tắt các thông tin, đánh giá về kết quả công việc ngày/ tuần/ tháng/ năm làm việc. Đây được xem là phần quan trọng nhất trong tài liệu bởi người đọc sẽ dựa vào đó để quyết định xem có nên tiếp tục đọc bản báo cáo đó hay không.
Việc tóm tắt đánh giá về kết quả công việc đã thực hiện sẽ giúp bạn có thể nhìn lại quá trình thực hiện công tác, đảm bảo bản báo cáo hoàn chỉnh với cấp trên. Khác với việc lập kế hoạch hay bảng thành tích, nội dung trong báo cáo nên đánh giá một cách trung thực, không nên chỉ báo về thành tích đã làm được mà còn nhìn nhận khách quan về khó khăn, thiếu sót trong thời gian làm việc.
Bởi cấp trên cần cái nhìn toàn diện về công việc bạn đang thực hiện chứ không phải chỉ muốn nghe về báo cáo thành tích.
Giới thiệu và phác thảo cấu trúc nội dung báo cáo.
Tức là xác định báo cáo thuộc phạm vi của cá nhân hay tập thể, phòng ban… Cũng như cấu trúc nội dung của bản báo cáo trình bày như số liệu làm việc thực tế, phần trăm đạt Kpi, nhân sự, công việc đã thực hiện, khó khăn, đề xuất cải tiến, kế hoạch sắp tới ….
Nội dung chính của bản báo cáo
Phần này là quan trọng nhất cần đến kỹ năng viết báo cáo hiệu quả của bạn. Đây cũng chính là phần trọng tâm và cần bày chi tiết với các phân tích, số liệu cụ thể cũng như đề xuất phương án, kế hoạch thực hiện trong khoảng thời gian nhất định tiếp theo (ngày/ tuần/ tháng/ năm).
Đối với các vị trí công việc có số liệu, sơ đồ, biểu đồ… thì bạn nên đưa vào bản báo cáo để người xem dễ dàng hình dung và nắm bắt thông tin. Cụ thể:
- Phân tích về nguyên nhân
Việc đưa ra nhận định đánh giá kết quả công việc thì tất nhiên bạn cần phải đưa ra được nguyên nhân vì sao đạt những kết quả đó. Phần này cần chăm chút kỹ trong bản báo cáo bởi nếu bạn hiểu rõ nguyên nhân đạt hay không đạt kế hoạch được giao thì bạn mới có thể đưa ra được hướng đi sắp tới, kế hoạch sắp tới của công việc.
Ngoài ra, người đọc bản báo cáo cũng sẽ dựa vào đó để đánh giá về năng lực của bạn trong quá trình làm việc, khả năng hoàn thành công việc và mức độ trung thực.
- Đề xuất hướng khắc phục và thảo luận
Công việc hoàn thành tốt hay không, khi đã phân tích được nguyên nhân thì bạn cần đề xuất hướng khắc phục bởi đó là công việc mà bạn cần làm để hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch được giao. Còn việc đưa ra được nguyên nhân nhưng không đề xuất phương án xử lý sẽ khiến cấp trên đánh giá không cao về năng lực của bạn.
Bạn có thể đề xuất phương án và thảo luận thêm với mọi người về nó, mức độ khả thi và điều kiện để có thể thực hiện.
- Kiến nghị, kế hoạch sắp tới
Phần cuối của bản báo cáo bao giờ cũng là phần nói về kế hoạch công việc thời gian tới và đưa ra những đề xuất, kiến nghị để đóng góp vào mục tiêu và lợi ích chung của công ty.
Tổng kết bản báo cáo
Phần tổng kết không cần viết quá dài dòng, bạn nên tóm tắt lại thông tin một cách ngắn gọn và súc tích.
Bí quyết để viết báo cáo hiệu quả
Viết báo cáo là việc bắt buộc khi đi làm, cho dù bạn ở vị trí công tác nào cũng vậy, chính vì thế kỹ năng viết báo cáo là cần thiết và phải được trau dồi, rèn luyện thường xuyên. Để viết báo cáo hiệu quả, được cấp trên đánh giá cao bạn cần chú ý:
Ngôn ngữ sử dụng trong báo báo
Phải sử dụng từ ngữ phổ thông, dễ hiểu với văn phong chuyên nghiệp, lối hành văn mạch lạc và rõ ràng. Tránh dùng những từ ngữ hoa mỹ hay tối nghĩa sẽ khiến bản báo cáo khó hiểu cho người đọc.
Trình bày câu chữ đơn giản, khoa học
Đây là yếu tố cơ bản nhưng rất nhiều người mắc phải khi viết báo cáo nói riêng và trình bày nội dung văn bản nói chung. Nên viết các câu chữ đơn giản và trình bày khoa học như mỗi đoạn văn phải có khoảng cách để phân biệt, liên kết câu mạch lạc, mỗi đoạn chỉ nên viết khoảng 4 câu…
Số liệu dẫn chứng thuyết phục
Bản báo cáo cũng như là một bảng thành tích gửi đến người đọc là quản lý hoặc ban lãnh đạo công ty, do đó bạn nên thu thập các dữ liệu, dẫn chứng thuyết phục để chứng minh cho luận điểm của mình.
Hoặc nếu có đưa các sự kiện thì nên trích dẫn nguồn để tăng độ tin cậy và tính thuyết phục cho bản báo cáo.
Trình bày bản báo cáo trực quan
Thường người đọc sẽ có thói quen nhìn sơ qua bản báo cáo trước khi quyết định có đọc kỹ tiếp hay không. Do đó, khi trình bày bản báo cáo nên có sự trực quan và khoa học với các tiêu đề chính, phụ rõ ràng. Các bạn có thể dùng màu sắc hay các ký tự đặc biệt trong văn bản để làm nổi bật các luận điểm quan trọng của bản báo cáo.
Đọc kỹ trước khi báo cáo
Việc soạn thảo báo cáo chắc chắn sẽ không thiếu những sai sót về lỗi đánh máy, lỗi chính tả, lỗi lặp từ lặp ý giữa các đoạn văn. Vì thế, sau khi hoàn thành bản báo cáo bạn nên xem lại thật kỹ, tốt nhất đọc lại 2 lần đảm bảo không có lỗi ngữ pháp, dễ hiểu, logic và rõ ràng.
Để có một bản báo cáo hoàn chỉnh bạn cần phải có kỹ năng viết báo cáo, là kỹ năng cực kỳ quan trọng trong công việc. Nếu bạn chưa có hoặc chưa hoàn thiện kỹ năng này, nên đăng ký các khóa đào tạo kỹ năng để tiếp thu kiến thức và kinh nghiệm từ những người có chuyên môn vì nó sẽ giúp ích cho bạn trên con đường sự nghiệp của mình.
Hãy chăm chỉ luyện tập hàng ngày, cải thiện hàng ngày để bản thân ngày càng tiến bộ hơn để thăng tiến trong công việc và đạt được những thành tựu như mong muốn. Và đừng quên, nếu bạn đang muốn thử sức với một công việc mới thì Việc Làm Tốt chính là nơi mà bạn có thể tin tưởng lựa chọn.
Hãy đăng ký tài khoản và tìm kiếm những tin đăng với ngành nghề, đặc điểm mình mong muốn và liên hệ trực tiếp với nhà tuyển dụng ngay trong hôm nay để không bỏ lỡ những cơ hội tốt nhất!