Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì? Có bắt buộc cấp không?

Trong quá trình làm việc và nhận lương, chắc hẳn nhiều người lao động từng nghe đến cụm từ chứng từ khấu trừ thuế TNCN nhưng không phải ai cũng hiểu rõ bản chất của loại giấy tờ này. Vậy chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì và doanh nghiệp có bắt buộc phải cấp cho người lao động hay không? Hiểu một cách đơn giản nhất, đây là văn bản do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp cho người lao động nhằm ghi nhận số tiền thuế thu nhập cá nhân đã bị khấu trừ vào tiền lương trước khi chi trả. Việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là bắt buộc nếu người lao động có yêu cầu và thuộc trường hợp tự đi quyết toán thuế, trừ trường hợp đã ủy quyền quyết toán cho doanh nghiệp. Hãy cùng Việc Làm Tốt khám phá chi tiết các quy định pháp lý xoay quanh chứng từ khấu trừ thuế TNCN ngay trong bài viết này.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Để bảo vệ quyền lợi tài chính của bản thân khi tham gia thị trường lao động, việc hiểu đúng về các chứng từ thuế là điều vô cùng cần thiết. Đối với những nhân sự làm công việc tự do, shipper, tài xế công nghệ hay nhân viên văn phòng, khái niệm này lại càng trở nên quan trọng vào mỗi mùa quyết toán thuế.

Dựa trên các văn bản pháp luật hiện hành, chứng từ khấu trừ thuế TNCN được định nghĩa là một loại giấy tờ hoặc văn bản mẫu (có thể là chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử) do cá nhân, tổ chức chi trả thu nhập cấp cho các cá nhân bị khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Chứng từ này có vai trò ghi nhận chính xác thông tin về các khoản thu nhập và số tiền thuế đã bị khấu trừ từ tiền lương, tiền công của người lao động trước khi họ nhận được phần thu nhập thực tế.

Hiểu theo cách thực tế, khi bạn đi làm và đạt mức thu nhập chịu thuế, công ty sẽ giữ lại một phần tiền theo tỷ lệ quy định để nộp vào ngân sách Nhà nước. Để chứng minh công ty đã thực hiện đúng nghĩa vụ này và không “nuốt” mất tiền thuế của bạn, họ phải cấp cho bạn một tờ chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Đây chính là bằng chứng pháp lý bảo vệ bạn trước cơ quan thuế.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN dùng để làm gì?

Không ít người lao động sau khi nhận được tờ chứng từ này từ phòng nhân sự thường có thói quen cất tủ hoặc làm mất vì nghĩ nó không có giá trị sử dụng thực tế. Tuy nhiên, theo quy định của Luật Quản lý Thuế, chứng từ khấu trừ thuế TNCN nắm giữ những vai trò vô cùng cốt lõi đối với cả người lao động lẫn cơ quan quản lý.

Là thành phần bắt buộc trong hồ sơ tự quyết toán thuế

Đối với những cá nhân không thuộc diện ủy quyền quyết toán thuế qua doanh nghiệp mà phải trực tiếp làm việc với cơ quan thuế, chứng từ khấu trừ thuế TNCN chính là thành phần hồ sơ bắt buộc phải có. Căn cứ theo Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 126/2020/NĐ-CP, nếu thiếu giấy tờ này, hồ sơ quyết toán thuế của bạn sẽ bị coi là không hợp lệ và bị từ chối xử lý.

Tuy nhiên, pháp luật cũng rất linh hoạt đối với các tình huống phát sinh trên thực tế. Trong trường hợp tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập đã giải thể, phá sản hoặc chấm dứt hợp đồng lao động dẫn đến việc không thể cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động, cơ quan Thuế sẽ căn cứ trực tiếp vào cơ sở dữ liệu trên hệ thống của ngành Thuế để xem xét và giải quyết hồ sơ cho cá nhân đó mà không nhất thiết phải bắt buộc có chứng từ bản cứng hay bản điện tử từ người sử dụng lao động.

Là bằng chứng xác nhận khoản thuế cá nhân đã nộp

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN đóng vai trò là bằng chứng pháp lý đanh thép nhất xác nhận khoản thuế mà cá nhân đã bị khấu trừ theo quy định của Pháp luật Thuế. Khi cầm trên tay tờ chứng từ này, người lao động có thể tự mình kiểm tra xem bản thân có thực sự thuộc đối tượng phải đóng thuế thu nhập cá nhân hay không, đồng thời đối chiếu xem mức khấu trừ hàng tháng mà kế toán công ty áp dụng cho mình đã chính xác hay chưa. Điều này giúp ngăn chặn tình trạng sai sót hoặc thiếu minh bạch từ phía bộ phận kế toán doanh nghiệp.

Chứng minh tính minh bạch về tài chính và nghĩa vụ công dân

Một vai trò quan trọng khác của chứng từ khấu trừ thuế TNCN chính là chứng minh sự minh bạch, rõ ràng về các khoản tiền thuế mà cá nhân đã bị khấu trừ trong suốt một năm làm việc. Đối với nhiều ngành nghề có tính chất thu nhập đặc thù hoặc có nhiều nguồn thu nhập cùng lúc, việc sở hữu đầy đủ các chứng từ này giúp người lao động chứng minh được dòng tiền sạch, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ công dân và dễ dàng hơn trong các thủ tục hành chính khác như xin visa đi nước ngoài, chứng minh thu nhập để vay vốn ngân hàng.

[Khám phá cơ hội việc làm Hành chính / Nhân sự / Kế toán tại Việc Làm Tốt]

Có bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?

Đây là câu hỏi được rất nhiều người lao động và ngay cả các bạn kế toán mới vào nghề thắc mắc. Liệu khi nhân sự đòi hỏi chứng từ, doanh nghiệp có quyền từ chối hay không? Để trả lời câu hỏi này, chúng ta cần xem xét kỹ các quy định tại Khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Theo đó, văn bản pháp luật có nêu rõ quy định như sau: Các tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn phải có nghĩa vụ cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Tuy nhiên, trong trường hợp cá nhân lao động đã ký văn bản ủy quyền quyết toán thuế cho doanh nghiệp làm thay, thì doanh nghiệp sẽ không cấp chứng từ khấu trừ này nữa.

Đồng thời, tại Điều 31 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn và chứng từ cũng đã khẳng định rất rõ: Tại thời điểm thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức có nhiệm vụ lập chứng từ hoặc biên lai để giao trực tiếp cho người có thu nhập bị khấu trừ.

Như vậy, chúng ta có thể đi đến kết luận rằng: Việc lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập. Miễn là đơn vị đó đã trừ bớt tiền thuế vào thu nhập của người lao động trước khi giải ngân và người lao động có đưa ra yêu cầu nhận chứng từ, thì doanh nghiệp không được phép từ chối.

Các trường hợp được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN gồm những ai?

Mặc dù việc cấp chứng từ là bắt buộc, tuy nhiên hình thức và tần suất cấp đối với mỗi nhóm đối tượng lao động lại có sự khác biệt rõ rệt. Điểm b khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC đã phân định rất rõ ràng thành hai trường hợp cụ thể dựa trên thời hạn của hợp đồng lao động:

Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 03 tháng

Đây là nhóm đối tượng thường bao gồm lao động thời vụ, cộng tác viên, người làm việc tự do (freelancer), tài xế công nghệ hoặc nhân viên bán hàng ngắn hạn. Đối với nhóm này, cá nhân có toàn quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ theo hai hình thức linh hoạt tùy chọn:

• Cấp chứng từ khấu trừ riêng cho mỗi lần bị khấu trừ thuế.
• Hoặc cấp một chứng từ khấu trừ gộp chung cho nhiều lần bị khấu trừ thuế trong cùng một kỳ tính thuế.

Ví dụ thực tế: Chị H ký hợp đồng lao động thời vụ với công ty Z để thực hiện công việc dọn dẹp vệ sinh văn phòng theo lịch hàng ngày từ tháng 09/2013 đến tháng 05/2014. Thu nhập của chị H được công ty thanh toán hàng tháng với số tiền ổn định là 03 triệu đồng. Do thu nhập trên 2 triệu/lần hoặc/tháng và thuộc diện hợp đồng dưới 3 tháng, chị H có thể yêu cầu công ty Z cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo từng tháng một. Hoặc chị cũng có thể yêu cầu cấp một chứng từ chung phản ánh tổng số thuế đã khấu trừ từ tháng 09/2013 đến hết tháng 12/2013, và tiếp tục một chứng từ khác cho khoảng thời gian từ tháng 01/2014 đến tháng 05/2014.

Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên

Đây là nhóm lao động chính thức tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Đối với nhóm đối tượng này, tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập sẽ chỉ thực hiện cấp cho người lao động duy nhất một chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong một kỳ tính thuế (tức là cấp gộp cho cả năm làm việc).

Ví dụ thực tế:

Bà T ký kết hợp đồng lao động dài hạn (thời hạn cụ thể từ tháng 07/2013 đến hết tháng 09/2014) với công ty V. Trong trường hợp này, nếu bà T thuộc đối tượng phải tự mình đi quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế (không ủy quyền cho công ty) và bà có gửi yêu cầu đề nghị Công ty V cấp chứng từ, thì Công ty V sẽ thực hiện cấp một chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 07/2013 đến hết tháng 12/2013. Sang năm tiếp theo, công ty sẽ cấp tiếp một chứng từ riêng biệt cho khoảng thời gian làm việc từ tháng 01/2014 đến tháng 09/2014.

Lưu ý đặc biệt: Nếu các cá nhân đã làm giấy ủy quyền quyết toán thuế hoàn toàn cho tổ chức/doanh nghiệp nơi mình làm việc, thì tổ chức/doanh nghiệp đó tuyệt đối không cần và không được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cá nhân đó nữa nhằm tránh việc lợi dụng chứng từ để hoàn thuế hai lần.

Các quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN hiện hành thế nào?

Nhằm mục đích đáp ứng những yêu cầu ngày càng khắt khe và hiện đại hóa trong công tác quản lý thuế của Nhà nước, đồng thời tăng cường tối đa tính chính xác, minh bạch khi thực hiện nghĩa vụ ngân sách, Chính phủ đã ban hành những quy định vô cùng chặt chẽ liên quan đến loại chứng từ này.

Thời điểm lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là khi nào?

Căn cứ dựa trên quy định tại Điều 31 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập chứng từ thuế TNCN được xác định như sau: Tại chính thời điểm tổ chức thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của người lao động, hoặc thời điểm thu các khoản thuế, phí, lệ phí thì tổ chức đó phải lập ngay chứng từ, biên lai để bàn giao cho người bị khấu trừ.

Tuy nhiên trên thực tế vận hành doanh nghiệp, thời điểm lập chứng từ trên hệ thống và thời điểm cấp phát thực tế đến tay người lao động có thể có sự chênh lệch. Tùy thuộc vào nhu cầu thực tế của từng cá nhân, thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN thường được triển khai linh hoạt ngay khi cá nhân đó gửi yêu cầu bằng văn bản hoặc email đến bộ phận nhân sự/kế toán của tổ chức trả thu nhập cho mình. Thông thường, các doanh nghiệp sẽ tập trung cấp loại chứng từ này vào quý I của năm kế tiếp để phục vụ cho đợt quyết toán thuế toàn quốc.

Nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN bắt buộc gồm những gì?

Một chứng từ khấu trừ thuế TNCN được coi là hợp pháp, hợp lệ và có giá trị sử dụng trước cơ quan thuế bắt buộc phải chứa đầy đủ các thông tin cốt lõi theo quy định tại Khoản 1 Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Các nội dung bao gồm:

• Tên gọi chính thức của chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ, ký hiệu riêng của chứng từ và số thứ tự của chứng từ.
• Thông tin định danh của bên trả thu nhập: Tên công ty/tổ chức, địa chỉ trụ sở và mã số thuế.
• Thông tin định danh của người nộp thuế (người lao động): Họ và tên, địa chỉ, mã số thuế cá nhân (nếu đã được cấp).
• Quốc tịch: Đây là thông tin bắt buộc phải ghi rõ nếu người nộp thuế không mang quốc tịch Việt Nam (lao động nước ngoài).
• Thông tin chi tiết về dòng tiền: Khoản thu nhập thuộc diện nào, thời điểm thực hiện chi trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế chịu khấu trừ, tổng số thuế đã trích khấu trừ và số thu nhập thực tế còn lại được nhận.
• Ngày, tháng, năm cụ thể lập chứng từ khấu trừ thuế.
• Họ tên cùng chữ ký sống của người đại diện tổ chức trả thu nhập.

Lưu ý về công nghệ: Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng hình thức chứng từ khấu trừ thuế điện tử (đang là xu hướng bắt buộc hiện nay), chữ ký trên chứng từ điện tử phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định về chữ ký số (token hoặc chữ ký số doanh nghiệp) đã được đăng ký hợp pháp.

Làm sao để tính toán số thuế TNCN chính xác và nhanh chóng nhất?

Ngày nay, việc nắm vững các kiến thức nền tảng về cách tính thuế TNCN không chỉ giúp người lao động chủ động kiểm soát được nguồn thu nhập của mình mà còn giúp phát hiện sớm các sai sót nếu có trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN do doanh nghiệp cấp. Dựa trên số liệu tin đăng tại Việc Làm Tốt, phần lớn người lao động phổ thông, tài xế hay nhân viên bán hàng thường ít khi tự tính được số thuế do công thức lũy tiến từng phần tương đối phức tạp và có nhiều khoản giảm trừ gia cảnh đan xen.

Để giải quyết bài toán khó khăn này, thay vì phải ngồi cộng trừ nhân chia thủ công dễ dẫn đến sai sót, người lao động hiện nay có thể dễ dàng sử dụng các công cụ tính thuế TNCN trực tuyến được phát triển bởi các nền tảng tuyển dụng uy tín. Chỉ với một vài thao tác đơn giản, các công cụ này sẽ trở thành “trợ thủ đắc lực” giúp bạn biết chính xác số tiền mình cần đóng hoặc số tiền mình có cơ hội được hoàn lại khi cầm chứng từ đi quyết toán.

Bạn hoàn toàn không cần phải đăng ký tài khoản phức tạp hay xác minh danh tính rườm rà. Bạn chỉ cần truy cập vào hệ thống, nhập một vài số liệu cơ bản như: Tổng mức lương thu nhập hàng tháng, mức lương đóng bảo hiểm bắt buộc, số lượng người phụ thuộc đang đăng ký giảm trừ gia cảnh… Ngay lập tức, thuật toán thông minh sẽ tự động bóc tách và tính toán ra số thuế phải nộp một cách chính xác tuyệt đối dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành.

Bên cạnh việc trả kết quả bằng con số cuối cùng, các công cụ hiện đại còn cung cấp bảng diễn giải vô cùng chi tiết từng bậc thuế lũy tiến. Nhờ vậy, bạn có thể thấu hiểu tường tận các yếu tố đang tác động trực tiếp đến túi tiền của mình, từ đó có kế hoạch quản lý tài chính cá nhân hiệu quả hơn rất nhiều.

[Khám phá cơ hội việc làm Kế toán Thuế thu nhập cao tại Việc Làm Tốt]

Tổng kết lại về chứng từ khấu trừ thuế TNCN và lời khuyên dành cho bạn?

Tóm lại, chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một loại văn bản pháp lý tối quan trọng, đóng vai trò như chiếc “thẻ thông hành” giúp người lao động bảo vệ quyền lợi tài chính, tự minh bạch nghĩa vụ thuế và thực hiện các thủ tục tự quyết toán, hoàn thuế với cơ quan Nhà nước. Việc nắm rõ quy định về đối tượng được cấp, thời điểm cấp cũng như các nội dung bắt buộc phải có trên chứng từ sẽ giúp bạn luôn ở thế chủ động, tránh những rủi ro pháp lý không đáng có.

Lời khuyên dành cho người lao động là hãy chủ động theo dõi bảng lương hàng tháng. Nếu phát hiện mình bị khấu trừ 10% (đối với lao động thời vụ, hợp đồng dưới 3 tháng) hoặc bị trừ theo biểu thuế lũy tiến (đối với hợp đồng trên 3 tháng), hãy chủ động liên hệ với bộ phận kế toán của công ty vào cuối năm tài chính để yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN nếu bạn thuộc diện phải tự đi quyết toán. Hãy lưu trữ cẩn thận các chứng từ này dưới dạng file điện tử hoặc bản cứng để sẵn sàng sử dụng khi cần thiết.

Nếu bạn đang muốn tìm kiếm một môi trường làm việc mới minh bạch về chế độ đãi ngộ, lương thưởng và luôn hỗ trợ nhân sự đầy đủ trong các thủ tục giấy tờ thuế, hãy truy cập ngay vào chuyên trang tuyển dụng của chúng tôi. Tại đây, hàng ngàn cơ hội việc làm hấp dẫn thuộc mọi ngành nghề từ lao động phổ thông, tài xế, bán hàng cho đến nhân viên văn phòng luôn được cập nhật liên tục mỗi ngày. Hãy để Việc Làm Tốt đồng hành cùng bạn trên con đường xây dựng sự nghiệp vững vàng và thịnh vượng!

Lưu ý: Nội dung bài viết chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo về lao động, việc làm và thị trường tuyển dụng. Nội dung không được xem là ý kiến tư vấn pháp lý chính thức.

======

Bài viết tư vấn này được biên soạn nhằm mục đích cung cấp kiến thức và kinh nghiệm hỗ trợ người lao động dễ dàng tiếp cận các cơ hội việc làm. Mọi số liệu, mức lương hoặc mô tả công việc được nêu trong bài viết đều được lấy từ số liệu tin đăng tuyển dụng trên hệ thống Việc Làm Tốt và chỉ mang tính tham khảo tại thời điểm xuất bản. Vì đặc thù thị trường lao động luôn thay đổi, thông tin có thể không còn phù hợp với hoàn cảnh thực tế của bạn tại một thời điểm khác. Các nội dung được cung cấp không thay thế cho các quy định pháp luật hiện hành hoặc lời khuyên chuyên môn từ các chuyên gia đào tạo và tư vấn nghề nghiệp. Việc Làm Tốt không bảo đảm tính hoàn thiện tuyệt đối của thông tin và không chịu trách nhiệm cho bất kỳ kết quả nào phát sinh từ việc áp dụng các nội dung này vào hoàn cảnh cá nhân của bạn. Chúc bạn sớm tìm được công việc ưng ý thông qua sự đánh giá và lựa chọn kỹ lưỡng của chính mình.